Excel doomed as media relations manager tool


Social networking seems to be the best way to find, get in touch, and communicate with your buddies, no doubt about that. 750 million active users on Facebook, and recently a huge investment from Google to win the network battle, says something about that. Millions of discussion forums of all kind. People are truly connected to each other of thousands of reasons. And communities make perfectly sense for millions of people in millions of contexts. Not least professional. PR in particular. Communicators flock to networks, craving for likes and followers. Journalists as well. To meet their audience.

But what’s happening in the business of media relations in this amazing era of communication? Not much! An excel sheet seems to be the main tool for communicators, and journalists refer to their overloaded inboxes.

I had a great meeting with a PR communicator a few weeks ago. We were discussing the best way for her to find and organize her contacts. And not least get in touch and exchange experiences with them.
My prejudices became incorporated. She was working with an excel sheet. And as far as I’ve understood it is more of a rule than an exception. A wild guess says that 8 out of 10 of PR communicators are doing so.

Not the best media relations manager tool in the world - but the most common?

 

I recently run into a post on “The DIY PR blog – handle your own PR” which began with the sentence: “When you are doing your own PR it’s very important to have a system in place to track all of your pitching outreach efforts.” One of these “systems” was:

“Excel spreadsheet – Start an Excel spreadsheet media list to track all of your outreach efforts. You can have different tabs for each type of outlet – one for magazines, one for websites, one of local/regional media, etc. You could even set one up for editorial calendar postings that you find. Be sure to include the outlet, name, email, phone and any other relevant notes. Every time you communicate with someone make note of it in the “notes” column. Then, once a week or once a month (depending on timing of the outlet and your follow-up needs), go through each tab to be sure you are staying on top of it all.

The communicator I met said to me that’s exactly how she was dealing with media relations.

She said to me that she knew the most important journalists, and what they’re covering and writing about. She’s finding her contacts out of basic research of media. She’s making notes about their needs and wants in her sheet, and based on that she’s sharing her stories by phone and e-mail.

She said:
“As a matter of fact media relations isn’t much different from your personal relations; you’re trying to find out who you’d like to play with, and then start contribute with your life experiences based on what you’ve learned they and you have in common; your social objects.”

I said:
“Yeah, I agree, but you don’t organize your personal contacts in an excel sheet, right?

She started to laugh and said:
“Oh no… Facebook is taking care of that.”

We both realize that Excel isn’t primarily a communication tool. Not even assisted with an e-mail client.

So what would be the best place for communicators to keep and organize their most influential contacts like journalists etc? And vice versa.

Newswires like Cision? It says to be “the world’s largest database of media contacts with all of the information you need to uncover the influencers that matter”. Sounds great but the journalists (so called “target group”) are not engaged. Cision is not an engagement platform. It might even be a spam tool if used indiscriminately.
Facebook? Well, communicators (on behalf of their companies) might have a page and/or a group to meet and discuss with their audience (end customers, etc), but when it comes to media relations, they sometimes would like an exclusive exchange with one or a few of their journalist contacts. LinkedIn? Oh yes, that’s a great professional network. But hard to share content, and still linked to you personally.
Salesforce? It’s not a network on both terms, right? Hard to get a proper community with mutual exchange.
Google+? Maybe – we don’t know yet. Easy to synchronize with your G-mail contacts and create different circles of important people. But the communication is still widely open, and not content driven as the communicator often wants it to be.

And so on…

None of these and others seems to completely fit the communicators and journalists needs and wants when int comes to media relations?

What would you say about a network for journalists and communicators to exchange info and experiences with each other on both terms? I’m talking about a service that allows communicators to find their most influential people on the web, add them to their contacts lists, invite them to a network where they can organize them and communicate with them exclusively. Not least – a tool that allows journalists to find, follow, and send requests to their sources? A network based on the community that has been existing for many years, but still have great potential to flourish with new web service technologies.

How do your media relations look like, when it comes to find, organize and communicate with your contacts?

Please – feel free to respond to some questions in this survey. It just take a minute of your time, and I will send you the summary later on.

Så ska han krossa Associated Press


För några dagar sen lanserades tjänsten som ska krossa Associated Press’ monopol på att förmedla nyheter till media. Tjänsten heter Publish2 och bakom den står Publish 2.0-bloggaren Scott Karp med ambition att skapa en helt öppen och oberoende plattform för media att sälja och distribuera nyheter och uppslag mellan varandra.

– Vi ska göra med AP det Craiglist gjorde med tidningarnas eftertextannonser, säger Scott Krap i sitt anförande i samband med lanseringen för några dagar sen.

För många år sen pratade jag med DN om att skapa en öppen och oberoende plattform för grävande journalistik. Där media och journalister tillsammans kunde samarbeta för att skapa avslöjande stories, trots att de rent krasst konkurrerar om läsarna. Varför? För att grävande journalistik är så dyr att ett media ensamt knappast kan bära kostnaden för att få ihop affären i slutändan. Jag jämförde med bilindustrins gemensamma utvecklingsprojekt, där konkurrerande bilföretag gick samman och för att dela på kostnaden av dem.

DN nappade aldrig på uppslaget. De hade ju sin nyhetsbyrå som försåg dem med senaste nytt; TT som de äger tillsammans med några av Sveriges ledande media.

Jag lämnade också tanken, men skapade istället något snarlikt fast tvärtom – MyNewsdesk – en öppen och oberoende plattform för företag och journalister att utbyta information, tankar och idéer med varandra. Missionen var att se till att journalister får tillgång till pressinformation på effektivast tänkbara sätt. Och vice versa. Drivkraften låg i att med ny teknik och modernt web-tänk krossa trötta gamla etablerade newswire-monopol som PRNewsWire. Det var 2004. Idag kallar vi MyNewsdesk för “the news exchange site”.

Några år senare så började jag följa en blogg som hette Publishing 2.0 utan att fundera närmare på vem som låg bakom den. För ett par dagar sen lanserar mannen bakom bloggen – Scott Karp – Publish2.com – news exchange. Hans ambition är att krossa AP’s (Associated Press) monopol på nyhetsdistribution till och från media, att skapa en öppen och oberoende plattform för media att distribuera och sälja sitt innehåll till media. Något han började planera för många år sen. Här en video-upptagning från en dragning om nya affärsmodeller för tidningar på “the CUNY Graduate School of Journalism”, bl a tillsammans med Jeff Jarvis, från 2008.

Tanken och tjänsten är extremt tilltalande. Jag har har alltid hatat trötta monopolister som låst in användare och kunder i ett etablerat system, för att det just är så etablerat och omöjligt att ta sig ur. Men chansen att media skulle sluta att köpa dyra nyheter av AP till förmån för Publish2 är väl närmast obefintlig, av just nämnda skäl. Men låt oss hoppas att de lyckas. Vi har sett det förut.

Läs även om Publish2 och Scott Krap på TechCrunch varifrån jag fick uppslaget.

Blödande Cision avvecklar kärnverksamhet


Att Cision säljer sin kärnverksamhet – Monitor och Analyze – till Infopaq International kom som en fullkomlig överraskning för de flesta som jobbar inom PR och information i någon form. Alla PR-konsulter, informationschefer, konkurrenter, samarbetspartners, som jag talat med är mycket förvånade. Ja, t o m anställda på Infopaq anade föga vad som var på G när dem nyligen kallades till samling. Någon jag talade med anade ev. det motsatta; att Cision skulle göra anspråk på deras verksamhet. Men så var alltså inte fallet.

Enligt pressmeddelande från Cision kommer transaktionen “att slutföras den 31 mars 2009 och omfatta Cision Sverige AB och Cision Norge A/S, dock inte verksamheten inom Plan och Connect som kommer att separeras före slutförandet och behållas av Cision”.

Vad fan händer, Cision?” skriver Jerry Silfwer (Springtime), “Cision säljer halva bolaget” skriver Dagens Media. “Cision halveras” skriver Resumé. Och – ja – faktum är att verksamheten som Cision nu avyttrar står för mer än hälften av såväl personal som intäkter i Norden och Baltikum. Den avyttrade verksamheten har cirka 300 anställda, och intäkterna uppgick till cirka 240 miljoner kronor under 2008 i Norden och Baltikum. Att jämföra med det som blir kvar i denna region (Plan och Connect-verksamheten, dock med bibehållen Monitor- och Analyze-verksamhet i Finland och Litauen) med ca 225 anställda och intäkter som under 2008 uppgick till cirka 205 miljoner kronor.

Det som alla nu frågar sig är “Varför!?”

Hans Gieskes, VD och koncernchef för Cision, förklaring i pressmeddelandet ger indikationer:

– Avyttringen är ett viktigt steg i den nödvändiga förändringen av vår nordiska verksamhet. Den kommer dels att bidra positivt till Cisions finansiella resultat och globala strategi, dels att stärka förutsättningarna för de avyttrade verksamheterna som en del av Infopaqs verksamhet.

Den som följt Cisions verksamhet senaste tiden, och inte minst läst senaste årsredovisning för 2008 har inte svårt att dra kvalificerade slutsatser: Ett ärligt försöka att förbättra lönsamheten. Företaget blöder! Koncernen backade 270 miljoner kr och Norden och Baltikum med 9 miljoner kr för 2008. Kraftig försämring mot 2007. Omvärldsbevakningen (fd Observer) har inte lyckats repa sig sen den kraftiga konkurrensen från de då “nya” digitala omvärldsbevakningssystemen som gjorde sitt intåg i början av seklet, då Observer fortfarande klippte i tidningar. I slutet av förra året varslade man 50 anställda i regionen. I början av detta år sålde de sin danska verksamhet med 70 anställda, som de aldrig fått snurr på. Och nu klipper man alltså av hela gamla “Observer” med 300 anställda.

“Kill your darlings” brukar ju vara ett klassiskt framgångskoncept. Och kanske är det även det för Cision, vars Monitor och Analys-verksamhet inte kan beskrivas annat än just “darling”.

Men vad har de nu kvar i Sverige och Norge? Monitor- och Connect-tjäsnter som i takt med tiden blir allt mer trubbiga? Och vad är oddsen att dessa tjänster nu skulle klara att stå på egna ben, när en av Cisions största konkurrensfördelar varit just bredden; eller hela “kommunikationscykeln” som man brukade kalla den? Ödmjukhet är en dygd. Ganska stora trots allt.

För såvitt jag har förstått upplever Cisions sig nu som en utmanare till Newsdesk, sugna på ta igen allt de förlorat. Och trots att Cision – som vanligt – halkat efter i utvecklingen, så tror jag inte de vill göra om samma misstag som de gjorde beträffande omvärldsbevakningen. Nej, detta krig vill de vinna. Även om “Cisionwire gör en Newsdesk 0.9“, som jag lite kaxigt skrev i ett blogginlägg, så tror jag Newsdesk får se upp. Men det gör vi så gärna.

Välkommen in i matchen – Cision. Och lycka till.

Andra bloggar om: , , , , , , , , , , ,